Письмо об излишне перечисленных денежных средствах. Организация может переплатить при проведении расчетов из-за:
- Невнимательность сотрудников, заполнивших документы;
- Неточность информации бухгалтерских служб о сумме платежа.
Переплата может быть произведена:
- сотруднику организации;
- подрядчику;
- государственные органы (Государственное казначейство, налоговые службы, инспекции и др.).
Обязанность вернуть имущество лицом, необоснованно получившим его от другого лица, указана в ст. 1102 ГК РФ. Когда организация жертвует чрезмерные суммы денег, лицо, которому эти деньги идут, получает незаконную материальную выгоду.
Даже в случае самостоятельного перевода организацией переплаченных денежных средств получение такой выгоды другим лицом является необоснованным и в соответствии со ст. 309 ГК РФ влечет обязанность вернуть излишне уплаченные суммы.
Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий в соответствии с действующим законодательством недопустимы, независимо от того, кто получает эти денежные суммы. Следовательно, при обнаружении ошибки потерпевшее предприятие может прибегнуть к различным средствам защиты своих интересов.
Структура документа
Письмо (извещение или извещение) о переводе денежных средств оформляется в произвольной форме. Законодательство Российской Федерации не определяет структуру этого документа. Однако для того, чтобы предоставить необоснованно обогащенному лицу максимально полную информацию, в письме необходимо указать письмо.
- название компании, отправившей письмо;
- Регистрационный номер документа и дата его составления
- ФИО адресата (название компании, адрес, имя руководителя)
- обратиться к менеджеру (например: «Уважаемый Петр Петрович!»);
- Фактические данные (дата, время перевода денежных средств, номер платежного поручения, если они превысили необходимые платежи);
- причины переплаты (ошибка калькулятора, несвоевременное предоставление информации специалисту и т. д.)
- заявление на возврат излишне уплаченных сумм;
- точная сумма возврата денежных средств;
- реквизиты банка, в котором должен быть произведен возврат
- инициалы и должность лица, подписывающего документ.
В письме могут быть указаны правовые акты, устанавливающие обязанность вернуть ошибочно полученные суммы, а также проинформировать исполнителя о негативных последствиях, которые возникнут в результате игнорирования запроса на возврат.
Уведомление о возврате может быть подписано:
- руководитель организации или его заместитель (при условии подтверждения его полномочий);
- Главный бухгалтер;
- каждый сотрудник компании, при условии, что подпись скреплена печатью компании.
Некоторые организации (банки, гос клиринговые палаты) просят заполнить заявление на возврат. В этом случае образец или форму выдает сама организация.
К обратному письму могут быть приложены документы, подтверждающие неосновательное обогащение, например:
- платежные поручения;
- банковские выписки;
- Акты примирения.
Сроки составления
В Гражданском кодексе РФ не указаны максимальные сроки подачи заявления о возмещении ошибочно полученных сумм. Исходя из общего срока давности, заявление к неправомерно обогащенному лицу может быть подано в течение трех лет с даты, когда организация узнала или должна была узнать о переплате.
Тем не менее, считается добросовестным уведомить контрагента в течение разумного периода времени при обнаружении ошибки в бухгалтерском учете. В гражданском праве этот срок обычно не превышает 7-10 дней.
Кому направляется и как передается
Письмо о переплате должно быть адресовано менеджеру, даже если оно подписано бухгалтером или другим специалистом в организации. Никто, кроме управляющего, не может распорядиться о выплате денежных средств третьим лицам. И было бы лучше, если бы главный бухгалтер эту ответственность не брал на себя.
Лицо, получившее неосновательное обогащение, не может выполнить указанную в документе просьбу. В этом случае отправляющая организация должна предоставить подтверждение получения запроса адресатом. Поэтому лучше предоставить уведомление о возврате
- офисом начальника или консьержем при условии, что на втором экземпляре письма стоит печать компании, дата и подпись сотрудника, получившего документ;
- в акте приема-передачи за подписью должностного лица, получившего письмо
- заказным письмом с коносаментом, если подрядчик отказывается принять уведомление самостоятельно.
Если средства не возвращаются контрагентом добровольно, переплаченные суммы подлежат возврату в судебном порядке.
Ошибки
Среди возможных ошибок, возникающих при составлении уведомления о переплаченных суммах, стоит выделить:
- Неправильное заполнение реквизитов для возврата денег;
- Отсутствие печати компании (если письмо не на фирменном бланке и подписано должностным лицом, кроме директора);
- необоснованная претензия (нет данных о сумме оплаты и переплаты).
В случае возникновения таких ошибок отказ в возврате денежных средств будет обоснованным.
Порядок использования
Письмо о возмещении — это тип документа с жалобой. Он должен включать запрос на возмещение и обоснование этого. Стандартной формы письма нет, поэтому его следует писать в произвольной форме.
В документе должна быть указана следующая информация:
- данные компании (организации, учреждения) — заказчика и подрядчика;
- тема обсуждения;
- Список документов, на основании которых должен производиться возврат.
Прямая ссылка на исполнителя должна начинаться словами «Верните …» и содержать исчерпывающую информацию о дате перевода, сумме денежных средств в рублях, номере платежного поручения. Крайне важно правильно обосновать причину планируемого возврата, а также указать реквизиты договора, на основании которого осуществляется данная процедура, данные контрагента (наименование, адрес, налоговый идентификационный номер, код причины и другая общая информация).
Также необходимо определить условия возврата и реквизиты банковского счета, на который должны быть переведены причитающиеся суммы. Сумма возмещения может также включать штрафы в виде штрафов и пеней, налагаемых на основании существующих двусторонних соглашений.
